Contabilidad básica para barberías: guía práctica para dueños y barberos

Llevar las cuentas de tu barbería no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con unos conceptos claros y un poco de orden, puedes tener una contabilidad básica para barberías que te permita saber en todo momento cómo va tu negocio y cumplir con Hacienda sin sustos. En esta guía te explicamos paso a paso qué anotar, cómo organizarlo y qué herramientas te ayudan.

Si eres dueño de una barbería o barbero autónomo, entender tus números es esencial: te ayuda a fijar precios, controlar gastos y planificar el crecimiento. Aquí encontrarás todo lo que necesitas para empezar con buen pie.

¿Por qué es importante la contabilidad en una barbería?

Muchos barberos se centran solo en cortar pelo y dejan los números para después. El problema es que sin un mínimo de control no sabes si estás ganando o perdiendo dinero, ni cuánto debes pagar de impuestos. Una contabilidad básica te permite:

• Saber si tu barbería es rentable: ingresos menos gastos.
• Preparar la declaración de impuestos: con datos ordenados, todo es más rápido y seguro.
• Tomar decisiones: subir precios, contratar o invertir en equipo.
• Detectar fugas de dinero: gastos que se pueden recortar o optimizar.

No hace falta ser economista. Con registrar bien los movimientos de dinero y revisar unos indicadores básicos, tienes más del 80% del trabajo hecho. Si quieres profundizar en la gestión del negocio, puedes complementar con nuestra guía para administrar una barbería.

Conceptos básicos: ingresos y gastos

En la contabilidad de una barbería, todo se resume en dos bloques: lo que entra y lo que sale.

Ingresos

Es todo el dinero que entra por tu actividad. En una barbería típica incluye:

• Servicios: corte, barba, arreglo de cejas, tratamientos, etc.
• Venta de productos: ceras, aceites, champús que vendes en el local.
• Otros: propinas (según cómo las declares), servicios extra puntuales.

Lo ideal es anotar cada día o cada caja: total de servicios y total de productos. Así luego puedes ver tendencias (por ejemplo, si venden más productos en verano) y cuadrar con el dinero que realmente ha entrado.

Gastos

Todo lo que pagas para que la barbería funcione. Se suelen agrupar en:

• Gastos fijos: alquiler, luz, agua, internet, seguros, cuota de software (por ejemplo, Barbería Club para reservas y gestión).
• Gastos variables: productos (champú, cera, toallas desechables), material de un solo uso, mantenimiento de máquinas.
• Gastos de personal: sueldos, seguridad social, si tienes empleados o te pagas a ti mismo de forma regular.
• Otros: permisos, formación, marketing, imprevistos.

Guardar facturas y tickets es obligatorio para Hacienda y también para ti: así sabes exactamente cuánto has gastado y en qué.

Cómo registrar ingresos y gastos

No necesitas un programa de contabilidad complejo al principio. Puedes usar una hoja de cálculo (Excel o Google Sheets) o una app sencilla. Lo importante es ser constante.

Registro diario de caja

Al cerrar cada día, anota:

• Total cobrado en efectivo.
• Total cobrado con tarjeta o Bizum.
• Desglose aproximado: cuánto por servicios y cuánto por productos (si lo tienes).

Así evitas olvidos y puedes comparar el dinero físico + movimientos bancarios con lo que dice tu sistema de citas. Si usas un sistema de reservas como Barbería Club, puedes cruzar el número de servicios realizados con lo cobrado para detectar errores o faltantes.

Registro de gastos

Cada vez que pagues algo del negocio:

• Guarda la factura o el ticket.
• Clasifícalo: alquiler, suministros, productos, software, etc.
• Anótalo en tu hoja o app con fecha, concepto y cantidad.

Si eres autónomo, esto te servirá para el resumen trimestral (IRPF y IVA). Si tienes sociedad, tu asesor o gestor te pedirá estos datos; tenerlos ordenados ahorra tiempo y dinero.

Métricas clave para tu barbería

Con los datos de ingresos y gastos puedes calcular indicadores que te dicen cómo va el negocio.

Beneficio (o resultado)

Beneficio = Ingresos − Gastos.

Si el número es positivo, la barbería está generando ganancia. Si es negativo, estás perdiendo dinero y hay que revisar ingresos o recortar gastos. Hazlo al menos cada mes.

Margen bruto por servicio

Para cada servicio (corte, barba, etc.) puedes estimar:

• Precio que cobras.
• Coste aproximado de productos y tiempo (si quieres afinarlo).

Así ves qué servicios te dejan más margen y puedes ajustar precios o promociones. En nuestra guía cuánto cuesta abrir una barbería tienes ideas de estructura de costes para comparar.

Ticket medio

Ticket medio = Ingresos totales del periodo ÷ Número de clientes (o de servicios).

Te dice cuánto gastan de media tus clientes por visita. Si subes el ticket medio (por ejemplo, vendiendo productos o servicios extra), suben los ingresos sin necesidad de tener más citas.

Gastos fijos mensuales

Suma alquiler, suministros, seguros, software y cualquier otro gasto que pagues cada mes sí o sí. Ese es el mínimo que tienes que cubrir con los ingresos para no perder dinero. Conocer esta cifra te ayuda a fijar objetivos de facturación.

Impuestos y obligaciones fiscales

Según tu país y forma legal (autónomo, sociedad), tendrás que presentar declaraciones trimestrales o anuales. Esto es solo una visión general; siempre conviene consultar con un gestor o asesor.

En España (autónomos)

• IRPF: retenciones y declaración trimestral (modelo 130) o anual.
• IVA: si estás en módulos o en régimen normal, declaración trimestral (modelo 303) y resumen anual (modelo 390).
• Resumen de IVA: modelo 390 una vez al año.

Llevar bien la contabilidad básica te permite tener los números listos para estos modelos y evitar sanciones. Puedes consultar la información oficial de la AEAT sobre el modelo 303 para más detalle.

Consejos prácticos

• Guarda todas las facturas de compras y gastos.
• Emite factura o ticket a tus clientes cuando lo exija la ley.
• Revisa plazos de presentación (trimestral, anual) y no dejes todo para el último día.
• Si te pierdes, contrata un gestor: el coste suele compensar por los impuestos que optimiza y la tranquilidad.

Herramientas que te facilitan la contabilidad

No todo tiene que ser a mano. Algunas herramientas útiles para una barbería son:

• Barbería Club: pensado para barberías, te ayuda a organizar citas, clientes y horarios. Tener las citas y los barberos bien organizados hace más fácil cuadrar ingresos con el número de servicios. Puedes probar Barbería Club gratis y usarlo como base para tu control diario.
• Hoja de cálculo: Excel o Google Sheets para el registro de ingresos, gastos y métricas mensuales.
• App o software de facturación: para emitir facturas y tener un registro ordenado de ventas.
• Software de contabilidad: si tu volumen crece o tienes sociedad, un programa tipo Quicken, Holded o el que te recomiende tu gestor.

Combinar un sistema de reservas como Barbería Club con una hoja o app de gastos suele ser suficiente para una contabilidad básica sólida. Si quieres comparar opciones de software para el día a día, en software para barberías gratis vs de pago tienes más ideas.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad en barberías

¿Necesito un contable para mi barbería?

No es obligatorio, pero recomendable si no te sientes seguro con impuestos o si tienes empleados y nóminas. Un gestor o asesor te ayuda a cumplir plazos, deducir gastos correctamente y evitar errores que pueden costar dinero. Para una barbería pequeña, muchas veces basta con un asesor que revise tus datos trimestralmente.

¿Qué gastos puedo deducir como barbero autónomo?

En general, los gastos necesarios para tu actividad: alquiler del local (o parte proporcional si trabajas en casa), suministros, productos profesionales, herramientas, seguros, formación relacionada, software de gestión, teléfono e internet en la parte profesional, etc. Las normas concretas dependen de tu país y régimen; un gestor te indicará qué puedes deducir y cómo justificarlo.

¿Con qué frecuencia debo revisar los números?

Lo ideal es anotar ingresos y gastos cada día o cada semana, y hacer un resumen mensual: total ingresos, total gastos, beneficio y gastos fijos. Así ves la tendencia y puedes reaccionar rápido si algo se desvía. Una revisión más profunda (márgenes por servicio, ticket medio) puede ser mensual o trimestral.

Resumen: contabilidad básica para barberías en 5 pasos

1. Registra todos los ingresos (servicios y productos) por día o por caja.
2. Registra todos los gastos y guarda facturas y tickets.
3. Calcula cada mes beneficio, gastos fijos y, si puedes, ticket medio.
4. Cumple con impuestos en tiempo y forma, con datos ordenados o con ayuda de un gestor.
5. Usa herramientas sencillas: sistema de reservas (como Barbería Club), hoja de cálculo o app de gastos.

Una contabilidad básica para barberías bien llevada te da control, tranquilidad y mejores decisiones. Si quieres ordenar primero las citas y el día a día de tu barbería, prueba Barbería Club gratis y luego complementa con el registro de ingresos y gastos. Tu negocio y tu bolsillo lo agradecerán.